1. Définir l’objectif et les besoins d’automatisation des processus contractuels
C’est évidemment la phase la plus importante. Elle va définir le cadre de votre projet. Quels sont les besoins actuels de votre entreprise concernant les contrats ? Quel est l’objectif de votre projet ? On peut par exemple citer :
- La centralisation des données contractuelles
- La standardisation des processus contractuels
- Le développement et la maîtrise de la sécurité juridique
Vous pouvez également vous demander quels sont les bénéfices attendus :
- Gain de temps des équipes opérationnelles lors de la rédaction
- Réduction du temps de contrôle des contrats par les équipes juridiques
- Autonomie accrue des opérationnels non-juristes
- Réactivité augmentée de vos services
- Réduction du temps de traitement des litiges
La définition de votre projet d'automatisation effectuée, un audit des processus contractuels existant dans votre entreprise est essentiel.
2. Auditer les services de votre entreprise sur les processus contractuels en place
L’objectif de cette étape est d’aller à la rencontre de vos collaborateurs et de faire le point avec eux, service par service, sur les contrats qu’ils utilisent régulièrement et de manière répétitive.
Que ce soit le service Commerce avec des contrats de prestation ou de produit, le service RH avec les contrats de travail et les avenants, le service Finances avec les contrats des prestataires ou de fournisseurs, ou encore la Direction ou les services Grands comptes qui pilotent des partenariats avec d’autres entreprises, etc., le contrat est vraiment au cœur du sujet dans votre entreprise.
Ce tour d’horizon va vous permettre de prendre connaissance de la liste complète des contrats utilisés.
L’objectif ici est de pouvoir identifier les contrats dits “répétitifs”. Ce sont les contrats qui répondent à un cas d’usage précis et évoluent peu. Par exemple un contrat d’abonnement à l’une de vos prestations de service.
Lorsque vous allez les lister, n’oubliez pas d’analyser le processus de chacun des contrats :
- Quel service rédige le contrat ?
- Quel cadre ou quel service valide le contrat avant signature ?
- Qui signe le contrat en interne : un cadre, le dirigeant, le responsable de service ?
- Qui signe le contrat en externe : un client, un prestataire, un fournisseur, un partenaire ?
- Comment est transmis le contrat à signer à la partie externe ?
- Comment sont envoyés les originaux signés à l’ensemble des parties ?
- Comment sont stockés les contrats signés ?
Vous souhaitez également améliorer l’existant. C’est donc le moment de vous demander quelle preuve vous souhaitez conserver pour chaque étape, notamment les preuves de la signature et de l’envoi du contrat. En cas de litige, avoir anticipé cette question peut s’avérer très bénéfique.
3. Prioriser les processus contractuels à automatiser
Les contrats sont listés, les processus analysés, les améliorations identifiées. Vous pouvez maintenant prioriser les processus contractuels que vous souhaitez automatiser.
Pour cela vous pouvez vous poser la question du bénéfice immédiat. Même si l’importance de l’automatisation des contrats est la même quelle que soit sa finalité, pour cette étape on va penser bénéfice à court, moyen et long terme.
Par exemple, automatiser un contrat utilisé quotidiennement par le service Commercial sera plus bénéfique à court terme qu’automatiser le processus d’un contrat RH.
4. Trouver votre prestataire pour automatiser vos processus contractuels répétitifs
Vous pouvez à présent rechercher le meilleur prestataire pour vous accompagner dans votre projet d’automatisation des contrats.
Là encore, plusieurs questions vont guider votre réflexion :
- Est-ce que ce prestataire propose les fonctionnalités répondant à l’ensemble de vos besoins ?
- Est-ce que la solution proposée est conforme aux législations en vigueur, notamment eiDAS et RGPD ?
- Quelle est la qualité de l’accompagnement proposé ? Aurez-vous un interlocuteur dédié ? Ce prestataire dispose-t-il des ressources juridiques suffisantes en interne ? La formation de vos collaborateurs est-elle prévue ?
- Quelles évolutions proposent-ils à court, moyen et long terme ?
- Le prestataire dispose-t-il de sa propre équipe R&D qui assurera les améliorations de l’application ?
Cette étape peut paraître assez simple, mais en réalité elle est essentielle et se compose de temps d’échange réguliers avec votre prestataire. Prenez le temps de discuter avant de prendre votre décision.
5. Tester l’automatisation des contrats
Une fois votre prestataire sélectionné, vous allez pouvoir commencer le déploiement et automatiser vos processus contractuels.
Le mieux pour cette étape est d’agir avec réflexion. Nous vous recommandons de tester l’automatisation d’un premier contrat. Ainsi, vous validerez plusieurs nouveautés avec l’équipe opérationnelle :
- Le processus contractuel
- L’application
- Le contrat généré
Dans un second temps, une fois l’application bien prise en main, vous pourrez déployer les nouveaux contrats automatisés service par service.
Mais le projet ne s’arrête pas là ! En effet la conduite du changement passe par l’humain. Ainsi, former vos équipes et communiquer régulièrement avec elles va vous permettre de garantir que la transition digitale est bien perçue et que vos opérationnels se sentent accompagnés.
MyLegiTech est une LegalTech nouvelle génération. Pour nous, il n’y a pas de transition digitale sans humain. C’est pourquoi notre solution repose sur 4 piliers majeurs :
- L’application : le cœur de votre processus contractuel automatisé
- Le matériel : il complète l’expérience utilisateur et améliore la sécurité de vos contrats
- L’humain : il est la clé de la réussite de votre projet et au cœur de notre accompagnement
- Le juridique : notre équipe de juristes garantit la conformité de notre solution
