« Le contrat numérique, c’est trop cher ! »
Adopter une solution digitale est un investissement financier et un projet d’envergure pour votre entreprise. Vous devez mettre en avant auprès de votre direction le gain de temps pour votre service juridique :
- Lors de la création des contrats, les équipes opérationnelles gagnent en autonomie et vous en temps de contrôle
- Lors de la recherche des contrats ou en cas de litige, inutile de sortir les cartons d’archive, le contrat numérique est facile à retrouver et facile à parcourir
- Lors de la signature des contrats
Le cabinet Forrester Research a ainsi estimé que la signature électronique fait gagner en moyenne 2.2 heures par contrat. Ce temps gagné, vous pourrez le consacrer à d’autres projets majeurs de votre entreprise.
De plus, l’étude de Forrester Reasearch sur l’impact économique total (TEI) a démontré que les organisations utilisant la signature électronique ont enregistré un retour sur investissement (ROI) de 420% sur trois ans.
« On n’a ni le temps ni les ressources pour développer le contrat numérique. »
Vous pouvez rassurer votre direction. Digitaliser les contrats dans votre entreprise avec MyLegiTech ne nécessitera pas de ressources internes supplémentaires ni de nouvelles compétences.
Vous faites appel à un prestataire complet et sur-mesure. Nous vous accompagnons tout au long de votre projet et réalisons la plupart des tâches : audit de vos besoins, automatisation des contrats, déploiement et formation de vos collaborateurs.
Vous restez maître du projet et suivez étape par étape son avancement tout en déléguant sa réalisation. Le temps que vous investirez dans ce projet ne représentera que quelques heures par mois.
« Ça va être trop long à mettre en place. »
C’est la phrase qui revient le plus souvent pour justifier l’absence de mise en place du contrat numérique. Vous pouvez rappeler à votre direction que plus vite le projet sera officiellement lancé, plus vite il sera mis en place.
En choisissant MyLegiTech, vous déléguez le déploiement et vous épargnez une charge de travail supplémentaire. La durée du déploiement dépendra de votre projet et du(des) contrat(s) à automatiser.
« C’est trop compliqué. On fonctionne bien sur papier. »
La direction n’a pas toujours conscience des problématiques que peut rencontrer votre service juridique. Continuer d’utiliser des contrats papiers en 2023 signifie :
- Temps de contrôle que vous devez passer sur les différents contrats rédigés par l’équipe opérationnelle afin de vous assurer que chaque contrat est conforme au cas en présence et ne représente pas de risque pour votre entreprise
- Temps passé lors de la signature si vous avez plusieurs clients ou prestataires géographiquement distants avec notamment la gestion d’envois de contrats par courrier, le risque de perte et les délais de signature inhérents ou encore l’organisation d’un rendez-vous avec l’ensemble des parties présentes
- Stockage du papier avec la place à prévoir et les risques de destruction (incendie, inondation, souris…)
- Temps passé également lorsque vous devez retrouver un contrat papier : retrouver le bon carton, le bon contrat, le parcourir pour retrouver les clauses concernées etc.
- Coût financier lors de l’envoi d’un recommandé avec un prix lié au poids de l’envoi
Le contrat numérique MyLegiTech intègre plusieurs fonctionnalités pour lever ces freins. Opter pour notre solution digitale, c’est choisir un outil complet qui vous permet de :
- Rédiger vos contrats grâce à la rédaction intelligente, vos équipes opérationnelles sont guidées dans leur réponse. Votre sécurité juridique est renforcée dès la création du contrat. Votre service juridique gagne du temps de contrôle.
- Signer électroniquement : A distance ou en présentiel dans le respect du règlement eIDAS.
- Envoyer des recommandés électroniques : contrats, mises en demeure… Tout votre suivi administratif peut être réalisé directement dans l’application. Le coût est unitaire, quel que soit le nombre de pages et le nombre de documents envoyés. Autre avantage non négligeable : vous économisez les délais d’acheminement. Votre courrier est présenté plus rapidement que dans sa version papier.
- Maîtriser vos données : les contrats signés électroniquement et les lettres recommandées électroniques sont sauvegardées sur des serveurs hébergés en France et sur votre propre serveur. En cas de rupture de notre relation, vous conservez toutes vos données et elles sont facilement accessibles. De plus vous gagnez du temps grâce à la fonctionnalité « Rechercher » qui permet de retrouver une clause ou une information précise dans le contrat numérique.
« Nos clients ne voudront jamais signer électroniquement. »
Les outils digitaux et notamment la signature électronique sont passés dans les usages de la plupart des personnes. Ainsi selon une étude de Software Advice de janvier 2023, environ 60 % des personnes sondées ont déjà utilisé la signature électronique pour un document immobilier. Seules 8% ont refusé d’y avoir recours lorsqu’on leur a proposé.
Pour signer vos contrats numériques, vous avez deux possibilités :
- A distance : il suffit que votre client ou votre prestataire dispose d’un numéro de téléphone et d’un email personnels qui permettront son identification. Il recevra le contrat et pourra apposer sa signature après l’avoir lu. Pour cela il recevra un code d’identification sur son téléphone.
- En présentiel : vous pouvez tout à fait maintenir une signature électronique dans vos locaux lors d’un rendez-vous dédié. Pour cela votre client ou votre prestataire doit disposer d’un numéro de téléphone et d’un email personnels. Vous pouvez également le faire signer sur une tablette de signature qui recueillera les données biométriques de l’écriture et renforcera ainsi le dossier de preuves.
Vous l’avez compris, le contrat numérique représente l’avenir pour votre service juridique et pour votre entreprise. Gain de temps, facilité d’utilisation, sécurité des données, accompagnement sont autant d’arguments que vous pouvez mettre en avant auprès de votre direction.
