1- Définir votre stratégie de transition digitale
La première étape est de définir la stratégie digitale de votre service mais surtout de votre entreprise.
2 actions principalement pour cela :
- Définir des objectifs SMART
Ce sont les enjeux de votre projet. Ils sont propres à votre entreprise et vous permettront de mesurer la réussite de votre transition digitale et définir les axes d'amélioration. Comme l'indique l'acronyme SMART, vos objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.
Quelques exemples d'objectifs :- Réduire le papier
- Améliorer les processus
- Gagner du temps (et de l’argent)
- Faciliter le travail au quotidien des équipes
- Améliorer la sécurité juridique de l’entreprise
- Réduire le risque de contentieux
- Valoriser l’image de marque de l’entreprise
- Inscrire le projet dans une politique d’amélioration de l’organisation de vos équipes administratives et commerciales
Votre projet doit être conçu dans un environnement plus large que votre service, il doit trouver sa place dans l'ensemble de l'organisation et devenir un élément fédérateur des équipes.
2- Auditer vos process et définir vos besoins
Une fois votre stratégie digitale posée et cadrée, vous pouvez passer à la deuxième étape : auditer l'existant. Cette étape est essentielle car détailler les processus va vous permettre d'avoir une vue précise des problématiques et de vos besoins.
- Faire le constat de votre situation et de votre organisation actuelle et notamment votre stratégie juridique actuelle : ses forces, ses faiblesses
- Identifier les problématiques organisationnelles et /ou de process dans la rédaction, la signature, l'envoi ou encore le stockage des contrats...
- Identifier les freins éventuels de votre direction
- Quantifier les besoins dans chaque service :
- nombre de personnes concernées,
- leur rôle dans l’organisation,
- leur implication dans le projet…
- Faire un état des lieux de l’environnement informatique et digital actuel
- Mesurer le coût de l’organisation actuelle afin de pouvoir définir des indicateurs de performance (Key Performance Indicator, KPI) dans la suite du projet
3- Comparer les solutions
Vous avez défini votre stratégie, vos enjeux et réalisé votre audit, vous pouvez à présent contacter les différents acteurs du marché et comparer les solutions digitales. Ce comparatif vous permettra de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
- Identifier tous les prestataires pouvant répondre aux problématiques décelées par l’audit
- Evaluer les différentes solutions selon plusieurs critères tels que :
- La réponse aux besoins identifiés au point 2 ( (rédaction, signature, envoi, stockage des contrats et actes juridiques)
- La qualité du service
- L'adaptabilité de la solution
- Le degré d’innovation de la solution mais aussi de l'entreprise et la place qu'elle confère à l'innovation
- Le positionnement tarifaire
- L'accompagnement humain dans votre transition digitale
4- Déployer la solution digitale
Quatrième étape, votre projet touche au but. Vous pouvez à présent déployer la solution digitale retenue. 3 actions à mener ici :
- Planifier l’intégration technique de la solution dans votre environnement actuel
- Organiser la formation de vos collaborateurs avec un organisme certifié
- Mettre en place des relais internes qui vont promouvoir la conduite du changement dans la durée
5- Promouvoir le digital en interne
Ne vous arrêtez pas à l'étape 4. En effet votre projet n'est pas fini après le déploiement. La conduite du changement est un travail de longue haleine. Vous devez continuer de faire vivre votre projet de transition digitale :
- Maintenir une veille régulière
- Analyser vos résultats en suivant vos KPI afin de mesurer l'efficacité de la nouvelle organisation et réaliser des ajustements si nécessaire
- Prévoir la formation continue de vos collaborateurs
- Accompagner la conduite du changement en communiquant régulièrement en interne
- Impliquer vos salariés dans le suivi : engagez-les et demandez leur des retours réguliers
