Améliorez l’efficacité de votre service juridique avec notre solution de dématérialisation des processus contractuels
Les tâches administratives occupent une grande partie du temps de l’équipe juridique alors que celle-ci doit aussi faire face à d’autres enjeux, comme le respect de la législation, la prévision des risques ou encore la gestion de l’information.
La dématérialisation du service juridique se présente ainsi comme un excellent moyen de rationaliser son fonctionnement. Pour ce faire, il convient de choisir une solution complète comme MyLegiTech qui digitalise le cycle de vie des documents.
Digitalisation des processus contractuels
La dématérialisation du service juridique passe par la digitalisation des processus contractuels : automatisation de la rédaction des contrats, recueil électronique des mentions spéciales, signature électronique, envoi numérique et stockage sécurisé des documents signés.
Ceci facilite de manière significative les tâches des juristes, lesquels doivent veiller aux impératifs juridiques et obligations légales de l’entreprise et à la sécurisation des documents contractuels.
Le recours à la solution digitale MyLegiTech permet ainsi de limiter les tâches chronophages et d’accélérer la contractualisation des actes.
Cette démarche assure une meilleure traçabilité de l’information juridique et facilite la sécurisation des procédures signées ainsi que l’accès aux données.
Les juristes de l’entreprise bénéficient en outre d’une meilleure visibilité sur les dossiers en cours et peuvent répondre avec une plus grande réactivité aux attentes des dirigeants et partenaires de la société.
Pourquoi opter pour MyLegiTech ?
Étant une solution complète de digitalisation du cycle de vie des documents, MyLegiTech répond parfaitement aux besoins du service juridique.
Grâce à la rédaction intelligente, la création d’un contrat s’effectue en quelques minutes : plusieurs modèles génériques conçus par des juristes sont disponibles. Vos utilisateurs peuvent les modifier en fonction de ses besoins en insérant simplement les informations nécessaires via un questionnaire.
En outre vous pouvez préserver votre stratégie juridique via l'intégration de vos modèles de contrat sur-mesure.
Dans les deux cas, seules les clauses applicables sont intégrées.
Certains contrats nécessitent de recueillir des mentions spéciales manuscrites. MyLegiTech a été conçue pour permettre de digitaliser ces mentions tout en respectant la loi. Celle-ci implique en effet de pouvoir prouver que la mention a été portée par la personne qui s’oblige.
Pour cela MyLegiTech a conçu deux fonctionnalités :
- Le recueil sur une tablette de signature : les données biométriques de l’écriture du signataire vont être recueillies et venir compléter le dossier de preuve.
- Le recueil des mentions vocales : les données biométriques de la voix du signataire vont cette fois être recueillies et venir compléter le dossier de preuve.
Dans les deux cas, s’il y a un litige, un juge pourra demander une comparaison afin de prouver qui a porté la mention.
La signature électronique entre également dans le processus de dématérialisation du service juridique. Elle peut être apposée :
- à distance : ce qui permet de gagner du temps, notamment si les interlocuteurs ne peuvent pas se déplacer.
- en présentiel : dans ce cas, les signataires vont reproduire le geste de signature sur une tablette Wacom. Cette option est privilégiée pour préserver l’engagement psychologique et l’aspect cérémoniel de la signature. En outre, la collecte des données biométriques liées à l’écriture (inclinaison et pression du stylo, vitesse d’écriture, accélération…) renforce la valeur juridique de la signature électronique.
En ce qui concerne l’envoi des documents signés, celui-ci s’effectue par mail ou par recommandé électronique pour faciliter davantage la gestion des contrats et réduire les risques. L’envoi numérique permet à la fois de diminuer les délais d’acheminement, d’économiser sur les coûts d’affranchissement et d’améliorer le suivi.
Les procédures de signature et de recommandé électroniques (preuves d’envoi, de réception, de dépôt, de refus et de négligence) sont stockées en toute sécurité et conformément au règlement RGPD en 3 endroits distincts :
- sur un serveur dédié installé dans vos locaux. En cas de rupture du contrat avec MyLegiTech, vous en conservez la propriété.
- sur notre serveur ;
- sur celui d’un tiers de confiance hébergé dans un datacenter installé en France.
Dernier point important : un accompagnement personnalisé sera assuré par un consultant à proximité de l’entreprise. Expert de votre métier, il est votre interlocuteur privilégié tout au long du projet et assure la formation de vos collaborateurs. En complément, notre service Support Technique garantit une assistance par téléphone.
