Digitalisez simplement vos contrats d’entreprise avec MyLegiTech

La digitalisation de vos contrats est un levier de performance essentiel pour la pérennité de votre entreprise.

Digitalisation et sécurisation des contrats d’entreprise 

De la rédaction intelligente de vos contrats d’entreprise à leur stockage sécurisé, en passant par la signature électronique et l’envoi numérique, la solution de digitalisation MyLegiTech optimise le cycle de vie de vos documents juridiques, commerciaux et administratifs. 

Digitalisation des contrats d’entreprise : les enjeux 

Dans le contexte actuel de transformation numérique des entreprises, l’utilisation d’un outil de digitalisation des contrats s’avère opportune. Le contrat, c’est la pierre angulaire sur laquelle repose le fonctionnement d’une entreprise. En effet, c’est par le biais des contrats que sont recrutés les collaborateurs, passées les commandes auprès des fournisseurs, obtenus les marchés. De fait, la gestion des contrats, de leur création à leur stockage, revêt une importance primordiale pour les entreprises. 

Cependant, la réalité est que seule une minorité d’entreprises se donne les moyens d’optimiser et de sécuriser la gestion de leurs contrats. Les enjeux sont pourtant conséquents : selon une étude du réseau de cabinets d’audit KPMG, une mauvaise gestion des contrats peut représenter une perte jusqu’à 40 % de la valeur de ceux-ci. Sans oublier le déficit induit en termes de productivité et de performance. La question se pose dès lors : comment améliorer la gestion de ses contrats d’entreprise ? 

La réponse tient en quelques mots : un logiciel de digitalisation. La digitalisation consiste à automatiser les tâches répétitives et chronophages qui impactent l’efficacité et la productivité des équipes. Appliquée aux contrats, il s’agira de dématérialiser la gestion complète de ces actes au moyen d’une solution dédiée.  

Une solution complète de digitalisation

Bien choisir sa solution de digitalisation des contrats est essentiel pour une entreprise. De par ses fonctionnalités, l’outil doit apporter une réelle plus-value opérationnelle aux utilisateurs, tout en réduisant au maximum le risque contractuel. 

À cet effet, MyLegiTech est une solution complète conçue pour faciliter et sécuriser la digitalisation des contrats d’entreprise.

Développé par une équipe de juristes, cet outil respecte les exigences juridiques et réglementaires et permet d’accélérer la contractualisation des actes grâce à la signature électronique.

Ses fonctionnalités répondent à l’ensemble des besoins de l’entreprise et simplifient le travail des services juridiques, mais également celui des équipes opérationnelles et non-juristes.

En effet, ces derniers n’ont plus à se soucier de la rédaction des actes et accords, et peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Rédaction intelligente et signature électronique

Pour les équipes juridiques, la création d’un contrat demeure une tâche contraignante en raison des nombreux principes qui président un tel acte. En effet, le contrat élaboré doit être conforme au Droit non seulement sur le fond – objet certain et licite, absence de clauses abusives, etc. –, mais également sur la forme. Afin de gagner du temps, les services juridiques réadaptent souvent les contrats anciens afin qu’ils puissent être utilisés rapidement par les opérationnels. Or, une telle pratique n’est pas exempte de risques ni d’erreurs. 

En ayant recours à une solution de digitalisation, il n’est plus besoin de créer de bout en bout les contrats d’entreprise : la rédaction des clauses juridiquement conformes est entièrement automatisée. Ceci est rendu possible grâce à la fonction de rédaction intelligente de l’outil. Cette fonction permet de générer rapidement des contrats-types sur la base de modèles préétablis accessibles à tous. De fait, même un non-juriste peut créer un contrat en bonne et due forme sans avoir à se soucier de la validité de celui-ci. Les avantages sont multiples :

  • une meilleure flexibilité opérationnelle des équipes,
  • une réduction sensible des coûts intermédiaires,
  • un gain de temps et d’efficacité appréciable. 

La solution de digitalisation MyLegiTech intègre pleinement la fonction Rédaction intelligente pour automatiser et sécuriser l’élaboration de vos contrats. 

La rédaction des contrats ne prend que quelques minutes. Les utilisateurs ont accès à une bibliothèque de modèles génériques qui couvrent des domaines aussi variés que les achats, les RH ou le commerce. 

En outre, pour une meilleure maîtrise de la stratégie juridique de l’entreprise, il est possible d’intégrer des modèles de documents sur mesure. Il suffit alors de remplir les informations nécessaires pour créer un document original, parfaitement valide et prêt à être utilisé. 

Avec notre solution de digitalisation des contrats d’entreprise, plus besoin d’imprimer les documents pour les signer. Simple, rapide et sécurisée, la signature électronique accélère le processus de validation tout en ayant la même valeur probatoire qu’une signature manuscrite.

La signature électronique peut alors s’effectuer à distance ou en présentiel via une tablette Wacom. Cette démarche renforce en outre la sécurisation des signatures et garantit la validité juridique grâce à la norme eIDas. D’ailleurs, les données biométriques liées à l’écriture des signataires sont recueillies afin de maintenir leur engagement psychologique.

Délais d’acheminement des documents réduits

Notre solution de digitalisation des contrats d’entreprise prend également en charge l’envoi par mail ou en recommandé électronique des documents.

Cette fonctionnalité contribue à écourter significativement les délais d’acheminement et permet d’économiser sur les coûts d’affranchissement.

Les documents sont scellés et horodatés et les utilisateurs peuvent suivre l’envoi en temps réel.

Stockage des données dans les locaux de l’entreprise et sur le Cloud

Afin de faciliter l’accès aux données, l’ensemble des documents signés électroniquement est conservé dans les locaux de l’entreprise.

En parallèle, les données cryptées sont stockées dans un datacenter français. Les contrats sont archivés pendant 10 ans.

Un accompagnement par des experts métiers

Soucieux de garantir la réussite de la transition numérique de chacun de nos clients, nous fournissons un accompagnement personnalisé tout au long du projet.

Pour cela, des experts métiers se tiennent aux côtés des utilisateurs lors de la prise en main de notre solution.

Le consultant dédié, un expert formé aux exigences juridiques, offre un service de proximité et peut, sur demande de l’entreprise, former les collaborateurs (sur site ou à distance).

Et pour la suite, notre équipe d’experts assure le support technique via un service d’assistance téléphonique disponible pendant les horaires d’ouverture (de 9 h à 19 h).

En résumé, notre solution de digitalisation des contrats d’entreprise est conçue pour améliorer l’expérience client et celle des utilisateurs. Il s’agit d’un outil adapté aux besoins des professionnels de tous les secteurs d’activité.

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