Réduisez les risques juridiques de votre entreprise

La solution MyLegiTech digitalise en toute sécurité les processus contractuels et limite ainsi les risques juridiques pour votre entreprise.

La dématérialisation des processus contractuels contribue à réduire les risques juridiques de l’entreprise

La gestion des risques figure parmi les défis auxquels est confrontée quotidiennement l’équipe juridique d’une entreprise. Le recours à une solution de dématérialisation des processus contractuels permet à l’entreprise de réduire les risques juridiques liés à la contractualisation. Notre logiciel de gestion du cycle de vie des documents répond aux besoins des entreprises qui souhaitent optimiser la gestion des risques et optimiser le rôle de la fonction juridique.

Réduire les risques juridiques d’entreprise avec MyLegiTech

Baptisée MyLegiTech, notre solution a été développée par une équipe de juristes et de développeurs. Elle permet d’automatiser la gestion des documents juridiques tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’au stockage en passant par la signature électronique et l’envoi numérique.

La dématérialisation des processus à l’aide de MyLegiTech est un moyen efficace pour réduire les risques juridiques relatifs à la contractualisation. En effet notre solution a été conçue dans l’objectif de répondre aux obligations légales et impératifs juridiques des entreprises.

Première étape de la dématérialisation de vos contrats, notre application dispose d'une fonctionnalité de rédaction intelligente des actes et contrats. Vos utilisateurs accèdent à une contrathèque sur-mesure composée de modèles génériques rédigés par nos juristes et /ou de modèles sur-mesure, automatisés par notre équipe juridique en collaboration avec vos services, si votre entreprise souhaite préserver sa stratégie juridique. Un formulaire permet la saisie des informations par vos collaborateurs. En fonction de leurs réponses, les questions et le document s'adaptent de manière à ne conserver que les clauses nécessaires au cas en présence. Votre document final est plus lisible et plus clair.

La gestion des risques repose en outre sur la signature des actes et des accords. Pour cela, nous avons intégré la fonction de signature électronique. Cette technologie garantit l’identité de l’auteur et l’intégrité du document.

La signature électronique peut s’effectuer à distance ou en face à face. Dans le second cas, une tablette de signature biométrique Wacom est mise à votre disposition. Elle est conçue pour capturer les signatures manuscrites dessinées sur l’écran et permet ainsi de signer manuellement des documents électroniques. En outre, le système de collecte des données biométriques liées à l’écriture (position et vitesse de déplacement du stylet, pression exercée, accélération…) renforce la valeur juridique de la signature électronique du document.

Dans tous les cas, la signature électronique contribue à limiter le gaspillage de papier, offre un précieux gain de temps et accélère les accords dans le respect de la législation.

Envoi numérique et stockage sécurisé

La prochaine étape de la digitalisation du cycle de vie des documents est l’envoi numérique. Les documents signés sont envoyés par courriel et peuvent être envoyés par recommandé électronique en complément. La lettre recommandée électronique permet non seulement d’améliorer le suivi de l’envoi (réception, refus, négligence), mais aussi de réduire les délais d’acheminement et d’économiser sur les coûts d’affranchissement.

Enfin, le stockage des documents contractuels signés doit permettre un accès facile aux données. Il est possible de conserver ceux-ci sur un serveur dédié installé dans les locaux de l’entreprise et sur le cloud français, sur des serveurs gérés par des entreprises françaises conformément au Règlement Général de Protection des Données.

Accompagnement au changement

La dématérialisation des processus contractuels implique un changement dans l’organisation du travail, aussi bien pour l’équipe juridique que pour les opérationnels. La réussite de ce projet repose sur l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs, et pour cela, un accompagnement au changement est plus que nécessaire.

Dans cette optique, nous garantissons un accompagnement sur-mesure assuré par un consultant expert du métier de l’entreprise. Également expert du digital, celui-ci sera l’interlocuteur unique du client tout au long du projet : il sera chargé de présenter la solution, de réaliser un audit des besoins, de contrôler l’installation du matériel et de former les collaborateurs.

Ainsi, notre solution a été pensée en vue de réduire les risques juridiques de l’entreprise, mais aussi de diminuer le coût de leur gestion.

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