Comment piloter efficacement les contrats d’entreprise ?
La gestion des documents contractuels est reconnue comme étant une tâche chronophage et fastidieuse. En effet, il faut à la fois veiller au respect de la réglementation et réduire les risques juridiques tout en garantissant la sécurisation des opérations. La digitalisation du cycle de vie des documents se révèle être la meilleure solution pour piloter efficacement vos contrats d’entreprises.
Recourir à une solution digitale de pilotage des processus contractuels
Le recours à une solution digitale est nécessaire pour piloter efficacement les contrats. Afin de répondre aux besoins des entreprises qui doivent gérer un grand nombre de contrats, nous avons développé MyLegiTech, un logiciel de digitalisation du cycle de vie des documents.
Il s’agit d’une solution complète qui dématérialise les processus contractuels depuis la rédaction jusqu’au stockage. Conçue par une équipe de juristes et de développeurs, MyLegiTech permet aux entreprises de consolider leurs stratégies juridiques et d’accélérer la contractualisation des actes grâce à la signature électronique.
La fonction rédaction intelligente facilite de manière significative la création des contrats : les utilisateurs peuvent accéder à des modèles de contrats génériques développés par des juristes. Il est également possible d’intégrer des modèles sur-mesure dans la bibliothèque de l’application si l’entreprise veut préserver sa stratégie juridique. Il suffit de saisir les informations nécessaires pour créer un document.
D’autre part, les procédures de signature sont également simplifiées à l’aide de la signature électronique. Les différents interlocuteurs peuvent signer les contrats à distance ou en face à face. Afin de maintenir l’engagement psychologique des signataires et de renforcer la sécurisation de l’accord, la signature en présentiel se fait sur une tablette Wacom, laquelle recueille les données biométriques liées à l’écriture et les ajoute au dossier de preuve de la signature électronique lui conférant ainsi une force probante plus importante.
Les documents peuvent être envoyés par courriel ou par recommandé électronique en vue de réduire les délais d’acheminement et les coûts d’affranchissement. À noter que la version digitale du recommandé a la même valeur juridique que la version papier. L’expéditeur dispose des preuves de dépôt, de réception, de refus ou de négligence.
Bénéficier d’un accompagnement sur-mesure
La technologie ne permet pas à elle seule de piloter efficacement les contrats d’entreprise : la conduite du changement requiert toujours une intervention humaine.
Dans l’optique de garantir la réussite de votre transformation digitale, nous mettons à votre disposition un consultant expert de votre métier et des nouvelles technologies. Offrant un accompagnement de proximité, celui-ci sera votre interlocuteur privilégié tout au long du projet. Il intervient dès l’analyse des besoins jusqu’au déploiement des ressources matérielles et à la formation de vos collaborateurs.
La digitalisation du cycle de vie des documents inclut également le stockage sécurisé des données. Ainsi, nous proposons 3 solutions de stockage qui permettent de maîtriser l’accès aux documents :
- un serveur installé dans vos locaux, lequel devient votre propriété même après la rupture du contrat avec MyLegiTech ;
- un serveur MyLegiTech basé en France et administré par une entreprise française, conformément aux exigences du règlement RGPD ;
- un serveur appartenant à notre Tiers de confiance, lequel se trouve également en France.
En résumé, notre solution vous aide à gagner en efficacité et en temps et à réduire les risques juridiques et les coûts de gestion des contrats.
