Solution d’automatisation des contrats : de quoi s’agit-il ?
Particulièrement chronophage, la gestion des contrats est pourtant essentielle pour l’entreprise. Afin de gagner en souplesse et en efficacité, de nombreuses organisations adoptent des solutions de gestion de cycle de vie des contrats, des outils digitaux qui automatisent la gestion du processus contractuel.
Automatiser la gestion de vos contrats et documents
De l’élaboration à l’archivage, en passant par la recherche d’information, la gestion des contrats reste problématique pour nombre d’entreprises. Ceci pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, la majorité des collaborateurs amenés à rédiger des contrats ne sont pas spécialistes du sujet, les juristes doivent donc intervenir et contrôler la rédaction de certaines catégories de contrats.
Par ailleurs, faute d’outil de centralisation adaptés, l’accès aux ressources contractuelles fait perdre un temps précieux aux opérationnels.
Pour y remédier, des solutions d’automatisation de contrats telles que MyLegiTech ont été mises au point.
MyLegiTech dématérialise la gestion du cycle de vie du contrat afin de rendre le processus contractuel plus fluide et plus dynamique, et favoriser ainsi une meilleure agilité des utilisateurs.
Quelles sont ses principales fonctions ?
Rédaction intelligente
MyLegiTech est une solution complète de gestion du cycle de vie des contrats. Cet outil permet dans un premier temps de simplifier la conception de vos documents et contrats grâce à sa fonctionnalité « Rédaction intelligente ».
Pour cela, des modèles de contrat conformes sont mis à disposition des utilisateurs afin de faciliter et sécuriser la rédaction. La contrathèque MyLegiTech intègre des modèles génériques mais il est également possible d’intégrer vos propres modèles de contrats. Ainsi vous conservez votre stratégie juridique. Dans les faits, vous n’intervenez pas sur cette partie, c’est l’équipe de juristes de MyLegiTech qui collabore avec vous et automatise vos contrats.
Côté utilisateur, vos équipes opérationnelles remplissent les éléments du contrat via un système de formulaire dédié. En quelques minutes elles créent un contrat répondant précisément aux besoins et au contexte d’utilisation, sans avoir à se soucier de sa conformité.
Signature électronique
Une fois le contrat rédigé, MyLegiTech offre la possibilité de recueillir l'engagement des différentes parties via la signature électronique. La signature électronique permet de dématérialiser tous vos contrats et documents administratifs.
À distance ou en présentiel, la signature électronique avec MyLegiTech représente un outil puissant pour améliorer vos taux de signature, sécuriser vos contrats, mais aussi pour renvoyer une image plus moderne de votre entreprise à vos clients et à vos partenaires.
Envoi numérique
L’application MyLegiTech vous permet d’envoyer vos documents dûment signés par recommandé électronique à vos destinataires.
L’envoi numérique est la troisième étape de la digitalisation du cycle de vie de vos documents. Il peut se faire par courriel lorsque seule la preuve d’envoi est nécessaire ou bien par recommandé électronique, lequel permet d’économiser les délais postaux et d’en finir avec la surconsommation de papier.
Grâce à notre application et l'envoi en recommandé électronique, vous suivez l’envoi en temps réel de vos documents et accédez aux différentes preuves de dépôt, de réception, de refus ou encore de négligence par destinataire.
Stockage sécurisé
Enfin, le stockage sécurisé de vos données contractuelles est assuré sur un serveur NAS, mais aussi sur nos serveurs hébergés en France et ceux de notre Tiers de confiance.
Simplifiez la rédaction de vos documents, digitalisez la signature de vos contrats et sécurisez vos envois digitaux à partir d’une seule et même plateforme. Nous vous guidons dans l’implémentation de notre outil au travers d’un accompagnement et d’une formation de vos équipes. Contactez-nous pour en savoir plus !
