La digitalisation : un moyen efficace pour sécuriser les documents contractuels
La digitalisation de l’ensemble du cycle de vie des contrats est le moyen le plus fiable et le plus simple pour garantir leur sécurité. Pour cela, il convient de recourir à une solution dédiée comme MyLegiTech. Conçu par une équipe composée de juristes et de développeurs passionnés par leurs métiers, cet outil permet de sécuriser efficacement les documents contractuels des entreprises.
Une solution logicielle répondant aux impératifs juridiques et obligations légales de l’entreprise
MyLegiTech est une solution logicielle globale développée sous la supervision de juristes en vue de répondre aux impératifs juridiques et obligations légales de l’entreprise.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, cet outil numérique vous permet de consolider la stratégie juridique de votre organisation, et de ce fait, de sécuriser vos documents contractuels :
- La rédaction des documents peut se faire à partir de modèles de contrat génériques ou sur-mesure. Vos collaborateurs remplissent les informations essentielles pour rédiger le document. Notre application traite les données saisies pour permettre d'intégrer uniquement les clauses applicables au cas en présence.
- La signature électronique peut se faire à distance (pour gagner du temps si vos signataires ne peuvent pas se déplacer) ou en face à face (pour conserver l’aspect cérémoniel de la signature). Dans ce dernier cas, vos signataires apposeront leur signature manuscrite sur une tablette de signature Wacom. Cette dernière recueille les données biométriques liées à l’écriture afin de renforcer la valeur juridique de la signature électronique du document. À noter que notre solution respecte les exigences du règlement eIDAS : identification des signataires, documents scellés et horodatés, et certification par un Tiers de confiance.
- L’envoi des documents signés s’effectue automatiquement via un courriel. Vous accédez également à une fonctionnalité d'envoi en recommandé électronique. Elle vous garantit un suivi en temps réel, de disposer des preuves de dépôt, de réception, de refus ou de négligence, mais aussi de réduire les délais d’acheminement.
- Le stockage des documents contractuels vise non seulement leur sécurisation, mais aussi la maîtrise de l’accès aux données. Les procédures signées de même que les recommandés électroniques envoyés sont stockés sur un serveur local installé dans les bureaux de l’entreprise. Outre cela, nous proposons également des solutions de stockage sur le cloud : sur nos serveurs, dans un datacenter basé en France et géré par une société française.
Les dossiers sont archivés pendant 10 ans. Ce qui permet d’assurer au mieux leur sécurité.
Accompagnement par des experts métiers
Afin de garantir la réussite du projet de digitalisation des documents contractuels, nous mettons à votre disposition un consultant local chargé d’assurer un accompagnement sur mesure. Expert du secteur d’activité de l’entreprise et des nouvelles technologies, il se tient disponible tout au long du projet, et ce, dès la présentation de la solution jusqu’à la formation des collaborateurs.
De plus, la conduite du changement est essentielle pour la réussite de votre projet. C'est pourquoi la formation de vos collaborateurs est essentiel et prévu dans nos prestations de service. Notre organisme de formation, MyLegiTech Academy est certifié Qualiopi, La formation peut se dérouler dans les locaux de votre entreprise ou en visioconférence selon vos contraintes horaires.
En parallèle, notre équipe de techniciens assure le service client par téléphone et accompagne les utilisateurs dans la prise en main de la solution MyLegiTech.
