Le stockage des données et des documents juridiques dans l’entreprise
Le stockage des données et des documents juridiques dans une entreprise pose toujours un problème de sécurité. Les données ou documents peuvent en effet être perdus par erreur, suite à un sinistre ou à cause d’un virus. Ce qui soulève aussi le problème de la confidentialité.
Cette problématique est résolue grâce à MyLegiTech, un logiciel qui permet l’automatisation de la contractualisation avec un stockage sécurisé.
Un stockage hautement sécurisé
Avec MyLegiTech, le stockage de données et des documents juridiques dans l’entreprise est réalisé automatiquement et de manière transparente sur 3 serveurs distincts afin d’optimiser la sécurité. Ainsi, il n’existe aucun risque de perte suite à un sinistre, un problème de panne informatique ou de virus.
Le premier stockage se fait dans vos locaux, sur un serveur installé par MyLegiTech. Vous avez donc un accès privilégié et simplifié à toutes vos procédures signées ainsi qu’à leur dossier de preuves et à tous les recommandés électroniques envoyés ainsi qu’à leurs preuves de dépôt, de réception, de refus ou de négligence. Ce serveur devient votre propriété et, même en cas de rupture de contrat avec MyLegiTech, vous le conservez.
Le deuxième stockage se fait sur les serveurs de MyLegiTech.
Et le troisième stockage se fait sur les serveurs d’un partenaire Tiers de confiance de MyLegiTech, reconnu et habilité par le gouvernement français comme le veut le Règlement Général pour la Protection des Données.
Tous les serveurs sont situés sur le territoire national français et sont gérés par des sociétés françaises en conformité avec le RGPD. Les documents signés sont horodatés et scellés avec accès nominatif et individuel et le personnel de MyLegiTech n’a aucun accès aux données personnelles des signataires et destinataires de ses clients.
Un logiciel de digitalisation de l’ensemble de la contractualisation
Outre le stockage automatique de données et des documents juridiques dans l’entreprise et sur le Cloud, MyLegiTech propose la rédaction intelligente des contrats et autres documents juridiques, l’envoi numérique avec suivi via l’application et la signature électronique pour en augmenter la sécurité et s’affranchir des distances.
La rédaction intelligente permet de réduire considérablement le temps de création des documents juridiques tout en garantissant que toutes les clauses nécessaires et obligatoires y soient mentionnées.
Il suffit de choisir dans la bibliothèque le modèle générique ou sur-mesure correspondant au document voulu et de répondre au questionnaire proposé par l’application. MyLegiTech adapte ses questions au fur et à mesure des réponses pour éliminer toutes les clauses hypothétiques. Au final, il en ressort un document clair, ne contenant que les clauses obligatoires et nécessaires.
L’application peut également assurer l’envoi numérique par courriel ou en lettre recommandée électronique.
Pour un envoi numérique par simple mail, le logiciel enregistre automatiquement la preuve d’envoi et pour un envoi numérique par lettre recommandée électronique, il conservera la preuve de dépôt et d’envoi, l’accusé de réception, la preuve de négligence ou la preuve de refus.
Enfin, MyLegiTech permet la signature électronique des documents. En conformité avec la norme eIDAS définie par le Parlement européen, cette fonctionnalité est certifiée par un Tiers de confiance reconnu et habilité par l’État français. Elle nécessite l’identification du ou des signataires et les documents sont scellés et horodatés.
